pbi.umsida.ac.id — Kebutuhan menulis surat resmi dalam bahasa Inggris semakin terasa di sekolah dan kampus, terutama saat pelajar dan mahasiswa mulai berhadapan dengan urusan akademik dan profesional lintas institusi.
Pada awal 2026, keterampilan ini banyak dibutuhkan untuk mengajukan magang, beasiswa, pertukaran pelajar, permohonan data penelitian, hingga korespondensi kegiatan dengan mitra luar negeri.
Di berbagai sekolah dan perguruan tinggi, pelatihan menulis surat resmi kemudian dikembangkan melalui latihan terstruktur, pembiasaan etika komunikasi, dan evaluasi berbasis rubrik agar tulisan tidak hanya benar secara tata bahasa, tetapi juga tepat tujuan, sopan, dan mudah dipahami penerima.
Surat Resmi Bahasa Inggris Jadi Kebutuhan Nyata di Sekolah dan Kampus
Surat resmi atau email profesional dalam bahasa Inggris menjadi “kesan pertama” yang sering kali menentukan respons penerima.
Banyak pengajar menilai bahwa hambatan terbesar bukan semata vocabulary, melainkan ketidaktepatan format dan nada.
Kesalahan yang sering muncul antara lain subject email kosong, pembuka terlalu santai, paragraf terlalu panjang, serta permintaan yang terdengar menekan karena menggunakan kalimat langsung tanpa mitigasi.
Dalam konteks institusi, satu kalimat yang kurang sopan dapat menurunkan kredibilitas pengirim, sementara informasi yang tidak lengkap membuat penerima harus bertanya ulang dan memperlambat proses.
Surat resmi juga menuntut alur logis. Penerima biasanya menginginkan informasi inti sejak awal, bukan narasi berputar.
Karena itu, pelatihan menulis surat resmi dalam bahasa Inggris tidak cukup jika hanya mengulang materi grammar.
Program yang efektif perlu menempatkan peserta pada situasi nyata, misalnya menulis email permohonan rekomendasi, mengonfirmasi jadwal wawancara, meminta informasi program, atau menyampaikan klarifikasi administratif.
Dengan begitu, peserta belajar menulis untuk “tujuan komunikasi” yang spesifik, bukan sekadar menyusun paragraf.
Tiga Strategi Inti Pengembangan Keterampilan Menulis Surat Resmi
Strategi pertama adalah modeling dan bedah contoh. Peserta mempelajari contoh email atau surat yang sudah dianggap profesional, lalu mengidentifikasi struktur penting seperti subject line, sapaan, kalimat pembuka yang langsung ke tujuan, detail pendukung, permintaan tindakan, dan penutup.
Dari sesi ini, peserta biasanya menyusun daftar frasa yang aman untuk konteks formal, misalnya pembuka yang menyebut konteks dan tujuan, serta pilihan kata yang menjaga kesopanan.
Strategi kedua adalah template bertahap yang mengarah pada kemandirian. Pada tahap awal, peserta mengisi kerangka surat: siapa penerima, tujuan, informasi pendukung, dan batas waktu yang diharapkan.
Setelah pola terbentuk, latihan dinaikkan menjadi menulis dari nol berdasarkan skenario.
Cara ini menekan kebiasaan menulis terlalu panjang karena peserta dipandu untuk memastikan setiap paragraf punya fungsi jelas.
Fokus utamanya adalah ringkas namun lengkap, misalnya menyertakan identitas singkat, konteks kebutuhan, lampiran yang tersedia, serta ajakan tindak lanjut yang spesifik.
Strategi ketiga adalah peer review berbasis rubrik. Draft surat ditukar antarpeserta dan dinilai menggunakan indikator sederhana: kejelasan tujuan, kelengkapan informasi, kesopanan nada, akurasi tata bahasa, dan kerapian format.
Peer review membantu peserta melihat kesalahan yang sering luput saat menilai tulisan sendiri, seperti repetisi, penutup yang tidak jelas, atau permintaan yang terlalu umum.
Dalam sesi ini, peserta juga belajar revisi, karena kualitas surat profesional biasanya lahir dari penyuntingan, bukan dari sekali tulis.
Evaluasi Portofolio dan Pembiasaan Harian agar Konsisten
Agar kemampuan tidak berhenti di pelatihan, evaluasi yang paling masuk akal adalah portofolio.
Peserta mengumpulkan beberapa jenis surat resmi dengan tingkat kesulitan meningkat, misalnya email permohonan informasi, email pengajuan izin, email konfirmasi, dan email komplain yang tetap sopan.
Setiap dokumen disertai catatan revisi: apa yang diperbaiki, mengapa diperbaiki, dan bagaimana dampaknya terhadap kejelasan pesan. Portofolio membuat peningkatan terlihat konkret, bukan sekadar nilai akhir.
Pembiasaan harian juga menjadi kunci. Banyak program menulis menerapkan latihan singkat 10–15 menit, fokus pada satu komponen saja: menyusun subject line yang informatif, menulis kalimat pembuka yang langsung menyatakan tujuan, atau mengubah kalimat informal menjadi formal.
Setelah menulis, peserta menjalankan checklist: tujuan terlihat sejak paragraf pertama, informasi penting tidak hilang, nada sopan, format rapi, dan ejaan bersih.
Jika dilakukan konsisten, peserta tidak hanya “bisa menulis”, tetapi terbiasa menulis dengan standar profesional.
Melalui tiga strategi inti dan evaluasi yang terukur, pengembangan keterampilan menulis surat resmi dalam bahasa Inggris dapat menjadi bekal nyata bagi pelajar dan mahasiswa.
Keterampilan ini membantu mereka membangun komunikasi yang kredibel, mempercepat urusan administratif, dan meningkatkan peluang akademik maupun karier saat berhadapan dengan institusi di dalam dan luar negeri.
Penulis: Nabila Wulyandini
